DOCUMENT CONTROLLER (Pemahaman Sebagai Sebuah Profesi)

Pendahuluan :

Istilah Document Controller mungkin masih sangat jarang kita jumpai dalam lingkup ilmu manajemen kearsipan ataupun Perpustakaan,dibandingkan dengan document controller pasti dari kita lebih mengenal istilah arsiparis ataupun pustakawan(librarian) walaupun pada dasarnya baik arsiparis,pustakawan maupun document controller mempunyai persamaan di bidang pekerjaannya yakni sama-sama mengelola informasi.Hal ini bisa kita maklumi karena istilah document controller lebih banyak di gunakan dalam lingkungan proyek Engineering ataupun konstruksi baik sipil, oil & gas maupun Mining (tambang)sehingga lebih cenderung ke bidang teknik. jadi sangat wajar jika di dalam ilmu manajemen kearsipan dan perpustakaan tidak kita jumpai istilah document controller tersebut.

A.Pengertian

Untuk memudahkan dalam memahami apa itu document controller secara khusus bisa diartikan “seseorang yg bertugas mengelola,mengendalikan dan mendistribusikan serta mengupdate  keluar masuknya dokumen baik yg di terima ataupun dikirim dari klien maupun kontraktor yang mencakup informasi mengenai judul,nomor,revisi,dan progress status dari awal sampai final”.mengapa secara khusus karena awalnya istilah Document controller ini lahir hanya ada di lingkungan Project . Bahkan di project -project yang berjalan di masa-masa sebelumnya  tidak ada istilah ini yang ada hanya staff administrasi project saja. Namun secara umum dalam perkembangannya istilah document controller ini sudah meluas tidak hanya di project , mungkin bisa diartikan hampir sama dengan tugas seorang arsiparis yakni yang bertanggung jawab terhadap pengelolaan & pengendalian dokumen dengan menggunakan system tertentu  sehingga bisa dengan mudah dan cepat di temukan baik fisik maupun informasinya jika dibutuhkan baik untuk update informasi atau pun penggunaan dalam pengambilan keputusan.Mungkin yang membedakan nya seorang document controller tidak mengelola tata persuratan (correspondence) yang dikelola hanya dokumen  hasil kinerja perusahaan.

Dalam perkembangannya istilah document controller ini tidak  hanya berada  di lingkungan sebuah project yang sedang berjalan, namun ada juga beberapa perusahaan yang menggunakan istilah Document controller ini dalam struktur organisasinya yang mengelola bukan hanya sebatas document project saja namun seluruh dokumen yang ada di perusahaan misalnya dokumen legal, keuangan maupun pengadaan (arti secara umum),biasanya dinamakan Document Control Corporate (DCC) bahkan di perusahaan yang besar document control sudah di buat  satuan kerja tersendiri  dan sudah diatur jenjang kepangkatannya mulai dari staff sampai tingkat manager.

B.Pekerjaan Document Controller

Tugas dan tanggung jawab sebagai seorang document controller yang telah disebutkan dalam pengertian secara khusus yang mencakup pengelolaan, pengendalian dan pendistribusian serta update informasi yg terdapat dalam dokumen tersebut dari awal sampai akhir (final),ini berarti bahwa seorang document controller mengikuti alur/proses perubahan yang terjadi dalam dokumen seperti judul,nomor dokumen,revisi maupun progress status.selain itu document controller juga harus selalu aktif memantau schedule penyelesaian pekerjaan dokumen yang dilakukan oleh user/engineer.dan harus mengingatkan jika dokumen belum selesai dikerjakan sesuai jadwal yg nantinya bisa berakibat keterlambatan dalam penyelesaian project. Bisa dianggap bahwa posisi document controller dalam sebuah tim project sangatlah vital karena progress kemajuan sebuah project sangat di tentukan oleh dokumen2 yg dikelola oleh document controller..bisa jadi jika dokumen project tersebut tidak di kelola dengan baik akan berdampak langsung dengan penyelesaianpekerjaan project tersebut yg berakibat tidak selesai sesuai jadwal sehingga menimbulkan kerugian secara financial.

Indikator Kinerja document controller yang baik itu bisa dilihat dari hasil kerja yang memuaskan dan perilaku kerja yang memuaskan artinya tidak adanya complain dari para user atas kinerja dari seorang document controller,akan tetapi  hal ini jg tidak bisa cm salah satu saja karena masing2 saling berkaitan dan mendukung.karena seorang document controller tidak akan bisa mencapai hasil kerja yg memuaskan tampa di dukung perilaku kerja yang baik. Hal ini di karenakan seorang Document Controller harus selalu berkomunikasi dan berhubungan dengan orang2 baik di internal team ataupun klien.Demikian juga sebaliknya meski perilaku kerjanya baik tampa di dukung pengetahuan/ilmu tentu tidak akan mencapai hasil kinerja yg memuaskan.oleh sebab itu seorang document controller harus selalu belajar mengenai system krn dr waktu ke waktu terus mengalami perkembangan

C.Profesi Document Controller

Keberadaan Document Controller yang cenderung lebih banyak berada di lingkungan Proyek sudah pasti bekerja di sebuah perusahaan apakah itu perusahaan kontraktor, konsultan engineering, maupun perusahaan owner (yang mempunyai proyek). Sangat jarang atau bahkan mungkin tidak ada seorang document controller berada di lingkungan institusi pemerintahan (PNS) dengan kata lain tidak ada seorang document controller yg berstatus sebagai pns walaupun proyek tersebut di jalankan oleh sebuah institusi pemerintahan. Secara hierarki dalam sebuah tim project seorang document controller biasanya bertanggung jawab langsung kepada Project Manager.Dan pada umumnya satu project dipegang oleh satu document controller..namun jika project yang di pegang tergolong besar sehingga dokumen yang harus dikelola juga banyak maka bisa di tambah assistant document controller.Perusahaan-perusahaan yang biasanya terdapat document controller pada umunya adalah perusahaan di bidang kontraktor maupun konsultan engineering baik yg bergerak di bidang kontraktor sipil, oil & gas maupun Mining.

Tidak ada Kriteria khusus untuk menjadi seorang document controller karena sudah pasti antara perusahan satu dengan yang lain tidak sama.. sangat tergantung pada besar kecilnya project yg di kerjakan.kalo project yg dikerjakan tergolong besar baik scope pekerjaan maupun budget, sudah pasti yg di cari adalah yang sudah punya pengalaman (min 5th).sedang fresh graduate bisa jg jd DC untuk project yg scope sedang atau kecil.sedangkan latar belakang pendidikan malah kebanyakan dari sarjana teknik,mungkin karena di project banyak sekali gambar2 teknik yg harus dikelola.Namun demikian criteria umum document controller yg di cari oleh perusahaan kontraktor/konsultan yg bonafide adalah latar belakang pendidikan sarjana teknik yg berpengalaman, bisa bahasa asing, telaten, tahan terhadap tekanan pekerjaan dan aktif berkomunikasi. Akan tetapi bukan berarti bahwa untuk background kearsipan dan perpustakaan tidak bisa menjadi DC , ini sebuah tantangan.. saat ini sudah banyak background dari perpustakaan yang menjadi DC di sebuah project yg dikerjakan oleh suatu perusahaan

Dari Uraian di atas dapat disimpulkan bahwa Document controller sebagai sebuah profesi sangat menjanjikan dan masih terbuka luas terutama bagi yang mempunyai background ilmu kearsipan maupun perpustakaan bahkan dari segi penghasilanpun bisa lebih sejahtera dan tidak kalah dengan seorang arsiparis maupun pustakawan yang bekerja di instansi pemerintahan

Jadi Document Controller bisa menjadi alternative pilihan buat background ilmu kearsipan maupun perpustakaan bagi yang belum beruntung di terima bekerja sebagai PNS di Instansi pemerintah.

Berikut salah satu contoh lowongan kerja document controller yang salarynya tidak kalah sama arsiparis di Instansi pemerintah